Gestión de calendario de citas con INCEME

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En la actualidad, la tecnología ha solucionado muchos problemas de nuestra vida diaria. En la medicina no lo es menos. Cada vez, es más común notar la falta de tiempo para realizar ciertas gestiones.  

Es por ello por lo que se han popularizado los softwares de gestión de clínicas. Entre sus funciones más populares, destaca la gestión del calendario de citas con pacientes. ¿Quieres conocer más sobre ello? ¡Sigue leyendo!  

Cómo gestionar mi calendario de citas con INCEME   

INCEME es una aplicación que nace con el objetivo de ser tu aplicación de gestión de clínicas de confianza. Gracias al software, puedes gestionar tu clínica desde cualquier parte del mundo de forma gratuita. Esto ya no será un problema si tienes varias clínicas, tus usuarios podrán gestionar la agenda de cada centro desde cualquier lugar.   

A continuación, te explicaremos cómo gestionar el calendario de citas con nuestra aplicación.  

  • Crear nuevas citas. La interfaz de nuestra aplicación es sencilla, por lo que verás en la parte superior de la página un botón con el que podrás añadir nuevas citas al calendario. Haz clic en el botón para comenzar a registrar una nueva cita en la franja horaria que necesites.    
  • Información y datos del paciente. Cuando habilites una nueva cita, deberás añadir información como el nombre del paciente, el médico que hará la consulta, el horario de la cita…   
  • Visualización de citas. Una vez que crees la cita podrás verla en el calendario de citas. Aquí encontrarás todas las citas y podrás organizarlas por pacientes, fechas, departamentos, etc.   

Ventajas de tener un calendario de citas online para tu clínica   

Como con cualquier negocio, administrar una clínica puede ser un poco tedioso. Una buena organización y un control detallado de todos los pacientes, recursos y médicos es probablemente una de las tareas más importantes, pero también puede ocupar mucho de nuestro tiempo diario…   

Una agenda médica puede facilitar mucho esta actividad porque nos permite unir toda la información sobre nuestras clínicas y pacientes en una ubicación centralizada. Además, cuenta con otros beneficios como:   

  • Mejorar la gestión de horarios. Las ausencias de pacientes pueden provocar la pérdida de ingresos, afectar el flujo de trabajo y aumentar los gastos, sin mencionar las molestias y los inconvenientes. Un sistema de programación de citas médicas en línea reduce drásticamente las ausencias y las ausencias, lo que aumenta los ingresos.   
  • Consultar tu calendario en cualquier lugar. Gracias a la aplicación podrás entrar en el calendario en cada momento del día y en cualquier lugar, siempre y cuando puedas acceder a la aplicación. También puedes sincronizar tus citas con el calendario de Google. 
  • Mejorar la experiencia del paciente. Gracias a la reducción de tiempos y el aumento de la organización que aporta la calendarización de citas online, los clientes se encontrarán más satisfechos. También podrán recibir sus citas a través de correos electrónicos.  
  • Agendar citas en cualquier momento. Usando el método tradicional de agendar citas, los pacientes deben llamar para pedir una cita en horario de oficina y confirmar con la recepcionista que el médico está disponible. Sin embargo, con un sistema de programación en línea, los pacientes pueden ver la disponibilidad del médico y programar una cita en cualquier fecha que les convenga, independientemente de que el consultorio esté abierto o cerrado fuera de horario.  

Contacta con nosotros y pon en marcha tu software médico  

Si estás pensando en una herramienta con la que gestionar tu clínica de forma efectiva, cuenta con el programa INCEME de Goltratec. Ya no necesitarás invertir en múltiples soluciones para tu clínica, ya que INCEME te permite administrar de manera centralizada la gestión de tu empresa médica.    

Si quieres tener estos servicios, date de alta en nuestra página web. Si tienes alguna duda al respecto puedes contactar con nosotros mediante llamada o mensaje de WhatsApp al siguiente número de teléfono: 655565732. ¡Accede ya a la gestión inteligente de las citas médicas para tu clínica! 

¿Puede un paciente pedir su historia clínica digital?

imagen historia clínica digital

Una vez que dispones de tu software de gestión de clínicas médicas, es necesario conocer ciertos aspectos en relación a la información almacenada en él. En este post descubrirás si los pacientes tienen derecho a pedir su historia clínica digital. ¡No te lo pierdas!    

El paciente sí puede reclamar su historia clínica digital   

Todos y cada uno de los pacientes tienen derecho tanto a pedir como a consultar de forma completa su historia clínica digital. Todos los datos guardados, tanto en el sistema de salud pública como en los softwares de las clínicas médicas privadas, deben estar disponibles para los pacientes y clientes. Los profesionales sanitarios tanto de atención primaria como hospitalaria deben asegurarse de que los pacientes tengan su historia clínica sin necesidad de asistir a un centro sanitario. 

De esta manera, con una simple petición, la clínica u hospital en cuestión tiene la obligación de compartir la historia clínica digital del paciente con él. Para identificarse y poder consultar los accesos, el paciente puede utilizar un certificado digital, su dni electrónico o la tarjeta sanitaria.    

Este derecho está recogido en el Boletín Oficial del Estado, en concreto, en la Ley 41/2002 del 14 de noviembre. En ella se regulan “los derechos y obligaciones de los pacientes, usuarios y profesionales, así como de los centros y servicios sanitarios, públicos y privados, en materia de autonomía del paciente y de información y documentación clínica”.    

En el artículo 2.6 se recoge específicamente el derecho de consulta del historial clínico del paciente, tal y como se puede comprobar a continuación. “   

“Todo profesional que interviene en la actividad asistencial está obligado no sólo a la correcta prestación de sus técnicas, sino al cumplimiento de los deberes de información y de documentación clínica, y al respeto de las decisiones adoptadas libre y voluntariamente por el paciente”.   

Tipos de historias clínicas digitales   

No obstante, cuando hablamos de estas historias clínicas, no podemos caer en la tentación de pensar que solo hay un tipo. En concreto, encontramos dos historiales distintos, que aglutinan la información del paciente, pero que tienen sus diferencias. A continuación, te explicamos cuáles son los tipos de historias clínicas digitales.   

  • Historia clínica online. El historial del paciente acumula toda la información, datos que se almacenan de forma digital. Con INCEME podrás guardar de forma segura todos esos datos y, además, tendrás una copia de seguridad en la nube. De esta manera, en caso de que ocurra un imprevisto, tendrás toda la información de tu clínica médica a buen recaudo. 
  • Historia clínica electrónica. Con historia clínica electrónica nos referimos a aquel historial del paciente que es específicamente diseñado para ser consultado por el equipo sanitario. La diferencia con el primero es que la historia clínica online es un mero archivo con datos, mientras, la otra, está a disposición de médicos, enfermeros y sanitarios como documento a partir del cual trabajar.    

¡Contacta con nosotros!    

Esperamos que esta publicación haya solucionado tus dudas acerca de esta cuestión. Recuerda, que si quieres contar con un software específicamente diseñado para clínicas médicas, descarga la app INCEME de Goltratec. ¡No te arrepentirás!    

Con un registro sencillo en nuestra página web podrás empezar a utilizar la versión gratuita de INCEME. En caso de que lleves la gestión de más de una clínica o de que quieras aumentar las funcionalidades de la app, puedes consultar todos nuestros planes de pago y sus ventajas.   

Personalizar recordatorio de cita médica

Inceme permite enviar por email y whatsapp un recordatorio de la cita que tiene el paciente. Incluso permite programar ese recordatorio para que se envíe dentro de las 24h antes de la cita.

El mensaje que se envía al paciente es bastante genérico, sin embargo puedes personalizarlo para añadir el texto que necesites. Este mensaje se usará tanto para el recordatorio de cita médica por email como por whatsapp.

Para crear un mensaje personalizado de recordatorio de cita debes ir al menú Configuración / Clínica

Una vez estás en el detalle de la clínica, tendrás un campo en la parte inferior en el que pone «Texto para recordatorio de citas». Escribe lo que necesites y usa la barra de herramientas para situar las variables que después se sustituirán por el nombre del paciente, la fecha o las horas de la cita.

Así de rápido y sencillo es personalizar el texto recordatorio de las citas para tus pacientes.

Auto recordatorio de citas por email

Inceme permite programar el recordatorio de citas a tus pacientes por email para que les avise dentro de las 24 horas anteriores a la cita.

Para poder usar esta funcionalidad, en primer lugar debes tener correcta la configuración relativa al envío de correo electrónico y en segundo lugar, el paciente debe tener una dirección de correo válida. Con estos dos puntos cubiertos, Inceme gestión de centro médicos podrá avisar de forma automática a tus pacientes por email dentro de las 24 horas antes de la cita.  Ten en cuenta que no podrás marcar una cita para que envíe un recordatorio si para la cita faltan menos de 2 horas.

Debes seguir los siguientes pasos:

  • Crea o edita una cita
  • Marca la casilla «recordar al menos 24h antes»

Ya está.. Inceme se encarga de avisar al paciente.

En el calendario verás que las citas programadas para el autorecordatorio aparecen con el icono de una campana.

Una vez que el recordatorio se ha enviado, se desmarca automaticamente la casilla «recordar al menos 24h» y verás que el borde izquierdo ha cambiado de color.

Y dentro de la cita podrás comprobar si se ha enviado de forma correcta.

 

Citas recurrentes

Con Inceme gestión de centros médicos, podrás crear citas para tus pacientes y que estas se repitan de forma automática en un periodo de tiempo con el fin de ahorrarte trabajo en aquellos tratamientos que requieran agendar citas de forma periódica.

Para configurar una cita recurrente o periódica, creamos una nueva cita y en la parte superior veremos un botón con el texto «Configurar cita recurrente»

En este formulario se despliega un nuevo panel para configurar la cita.

Simplemente indica el inicio de la fecha y el fin de la misma. La hora de la cita será la que hayas puesto en la propia cita, así como el paciente, el personal clínico y cualquier otro dato. Marca los días de la semana en las que debe repetirse la cita y ya está.

 

Paciente por defecto y cita rápida

En muchas ocasiones no tenemos tiempo para tomar los datos del paciente y darlo de alta en el sistema. En esos momento echamos de menos el poder añadir una cita al calendario simplemente anotando el nombre y el teléfono del paciente sin la necesidad de crearlo.

Con Inceme gestión de clínicas ya puedes hacerlo, solo tienes que configurar un parámetro en la opción clinica.  Este nuevo parámetro es el paciente por defecto y será el que se cargue de manera predeterminada cada vez que hagas una cita.

Para configurar el paciente por defecto para poder crear citas médicas rápidas lo único que tienes que hacer es:

  • Ir a la opción de menú Configuración / Clinica.

configuración de la clínica

  • Una vez en el formulario de clínica, dispones un campo en la configuración llamado paciente por defecto.
  • Simplemente pulsa sobre la lupa, selecciona un paciente y guarda.

Para comprobar que todo funciona correctamente, solo tienes que crear una nueva cita, verás que por defecto se asigna el paciente que has configurado antes.

Citas médicas periódicas / recurrentes

En muchas ocasiones es necesario un tratamiento médico a nuestro paciente durante un largo periodo. En estos casos necesitamos citarlos periódicamente para realizar un seguimiento de su evolución.

Inceme, programa para clínicas médicas, nos facilita este trabajo gracias al módulo de citas recurrentes. En este artículo vamos a enseñarte lo fácil que es usarlo. Recuerda que este módulo solo está disponible para los usuarios que tienen algún plan contratado.

Creamos una nueva cita desde el calendario, ya sea pulsando en la hora que nos interesa o en el botón de nueva cita.

Una vez estamos en la pantalla para crear una nueva cita indicamos:

  • El paciente
  • El personal que lo va a tratar
  • La hora de inicio y fin que queremos para nuestras citas
  • Los tratamientos / conceptos facturables que deben aparecer en la cita médica

Ahora pulsamos el botón Configurar cita recurrente

Verás que se aparece un nuevo cuadro para configurar:

  • Desde que fecha
  • Hasta que fecha
  • Qué días de la semana

Por ejemplo, imagina que quieres crear una cita que se repita todos los lunes y miércoles de 17:00 a 17:30 desde el 1 de Febrero de 2022 hasta el 1 de Marzo de 2022. Simplemente tendrás que indicar los datos en los campos correspondientes y pulsar en Generar citas e Inceme se encarga de crear dichas citas ahorrando trabajo.

Horario de la clínica y duración de citas

En Inceme, programa de gestión de centros médicos, puedes definir el horario durante el cual se pueden dar citas así como la duración predeterminada de estas. Estos valores están pensados para minimizar errores y agilizar los procesos.

Para definir el horario de tu clínica así como para definir la duración predeterminada de las citas en la agenda médica simplemente debes dirigirte a configuración/clinica. Una vez ahí verás que tienes una sección de configuración donde únicamente debe poner los valores correspondientes y guardar.

Una vez hecho esto, la agenda médica y la duración por defecto de las citas médicas se ajustarán a los parámetros establecidos.

Imprimir la agenda médica de un profesional

En ocasiones, la persona que gestiona una clínica no desea dar acceso al personal médico al programa gestión de clínicas Inceme pero tiene que informarle de las citas que tiene programadas de alguna manera.

Para que puedas informar al personal médico de las citas que tiene, hemos implementado la posibilidad de exportar en pdf todas las citas del personal sanitario en un intervalo de tiempo. Gracias a este formado pdf podemos enviarlo por email, por whatsapp o imprimirlo para entregarlo en papel.

La forma de hacerlo es muy sencilla. Ve a clínicas/citas y verás el calendario y unos botones en la parte superior. Clica en el que pone imprimir  y accederás a un formulario donde vas a poder seleccionar el intervalo de fechas y el profesional del que quieres la información.

Una vez indicado el intervalo de tiempo y el profesional médicos, simplemente pulsa en imprimir y el sistema te descarga un pdf con la información.

Esperamos haberte ayudado a sacar todo el partido al programa para gestionar centro médicos y clínicas Inceme. Si tienes cualquier dudas puedes puedes ponerte en contacto con nosotros en info@inceme.com.

Permisos y roles en la gestión de tu clínica

Con inceme, tu programa de gestión de clínicas y centro médicos, puedes controlar la información a la que van a acceder tus trabajadores y colaboradores.

En primer lugar es necesario saber que solo puede hacerlo el super-admin, es decir el usuario que hizo el registro en Inceme. La forma de gestionar los permisos en inceme gestión de centro médicos es mediante los roles (grupos) y sus permisos.

Para acceder a los roles debes dirigirte a configuración/usuarios. Allí verás un botón que pone «roles».

La idea es crear un rol, por ejemplo personal sanitario, y que a este rol le configuremos si puede o no acceder a ciertas funcionalidades y a qué nivel.

Imagina que no queremos que el rol personal sanitario debe acceder a las citas y a los pacientes pero no a la parte de facturas, pues en la opción facturas de ese rol le denegaríamos el acceso.

También establecer que pueda acceder a las citas pero solo para consultarlas y que no pueda ni crear nuevas citas ni modificarlas, en ese caso le configuramos un permiso de lectura.

Una vez que has creado un rol con los permisos que deseas, solo tienes que aplicar ese rol a los usuarios correspondientes. Esto lo puedes hacer desde configuración/usuarios, editando el usuario y seleccionando desde el campo desplegable el rol correspondiente.

No confundas el asignar un rol con la opción ¿es médico?. Recuerda que esa opción lo que te permite es asociar el usuario con el personal clínico.