Recordatorios de citas en la agenda médica

La gestión de agendas y citas médicas en un una clínica es algo esencial tanto a nivel organizativo como a nivel económico. Si desde la clínica damos una cita y el paciente no asiste, eso es un tiempo que no producimos y un hueco en el que podíamos haber atendido a otro paciente. Por todo esto es algo primordial el recordar a nuestros pacientes cuando tienen una cita.

Con ese fin hemos desarrollado un módulo de comunicaciones que nos permita enviar por whatsapp o email el recordatorio de la cita (recuerda que para enviar el recordatorio por whatsapp es necesario que tengas abierto el web whatsapp y el paciente debe tener el campo de teléfono móvil relleno y que para el envío por email el paciente debe tener cumplimentado el campo email y tu clínica configurado el correo) .

Como siempre hemos ideado algo sencillo de modo que lo único que teneis que hacer es dirigiros a Clinica / citas, clickar una vez sobre la cita deseada y luego pulsar el botón «Recordar cita».

Una vez hecho nos aparecerá un mensaje para seleccionar si deseamos enviar por whatsapp o por email y voilá… recordatorio enviado.

Todos los recordatorios que se envíen de una cita quedan registrados en la cita y en la ficha del paciente.

Esperamos que os sea muy útil y si tenéis cualquier duda, esperamos vuestras consultas en info@inceme.com o mediante nuestra web https://inceme.com.

Consentimientos médicos y acuerdos para menores

Como ya sabes, Inceme programa para gestión historiales clínicas, dispone de un módulo para crear plantillas que posteriormente el paciente puede firmar desde su móvil. Esas plantillas se usan para crear consentimientos médicos o cualquier acuerdo o contrato que deba firmar.

En el caso de los consentimientos, sobre todo, se da el caso de menores donde si bien deben aparecer los datos del menor como paciente, la firma la debe hacer un adulto que lo represente y tutele. Para eso hemos añadido en el proceso de firma de los consentimientos médicos para menores la opción de «es menor». Con esta opción, antes de proceder a la firma, se habilita la posibilidad de indicar que el acuerdo es relativo a un menor y definir los datos de la persona que lo representa.

Esperamos que os sea muy útil y si tenéis cualquier duda, contactar con nosotros en info@inceme.com

Clausulas en plantillas de consentimientos informados

Las cláusulas forman parte de la creación de plantillas de consentimientos y acuerdos con clientes.

Las cláusulas te van a permitir crear campos que el paciente debe marcar o no según esté de acuerdo con lo expuesto en dicha cláusula. Una vez lo haga, y firma el contrato, dicha cláusula aparece con la elección del paciente en el pdf generado.

De esta forma puedes personalizar cualquier consentimientos o acuerdo con tu cliente

Por ejemplo, imagina que tienes que diseñar la plantilla referente al tratamiento de datos del paciente según marca la ley de protección de datos y debes añadir un campo en el que el paciente deba indicar si acepta o no recibir información de la clínica a través de email o correo postal. Ese sería uno de los usos de las cláusulas.

Cuando creas una cláusula, posteriormente la puede insertar dentro del texto de la plantilla y de esa forma estás seleccionando en que parte del contenido quieres que aparezca.

Para añadir clausulas a tu plantilla, edita la plantilla desde configuraciónmodelos de consentimiento. Una vez allí veras un cuadro de texto con un botón a su derecha. En el cuadro texto escribe lo que quieres que aparezca en la clausula y cuando termines pulsa añadir clausula.

Una vez tienes creada la cláusula, solo te queda añadirla al texto de tu plantilla con el botón Añadir al texto y guardar.

Nueva version 1.0.8 con consentimientos informados

Nos encanta volver a comunicaros que lanzamos nueva versión de Inceme Programa para gestión de agendas médicas e historiales de pacientes.

A continuación os informamos de algunas de las mejoras y novedades que ya podéis encontrar en esta nueva version para que la gestión de vuestra cnica sea más efectiva y productiva

  • Hemos incorporado un editor para crear consentimientos informados así como cualquier otro documento que deba firmar el  paciente. En el siguiente enlace teneis una guía de como funciona.
  • Envia los consentimientos por email o whastapp.
  • Ahora podeis asignar tiempo a los tratamientos / conceptos facturables y cuando los useis en las citas, la hora de fin se autocalcula.
  • Al entrar o crear un paciente, en caso que falten campos obligatorios, se marcan para que sepas el motivo por el que el sistema no te deja guardar.
  • Cuando eliminabas una factura que habia sido generada desde una o varias citas, las citas no podian volver a facturarse. Ahora al eliminar la factura, las citas relacionadas quedan libres para volver a facturarse.
  • Varias mejoras de rendimiento y usabilidad.
  • Ampliamos las secciones con tutoriales, recuerda que verás un icono como el de la imagen de abajo en aquellas secciones donde existe un tutorial

Queremos recordarte que Inceme tiene una versión gratis. Regístrate y úsalo libremente. Si tienes cualquier duda, ponte en contacto con nosotros en el 966787629, por whatsapp en el 655565732 o a través de nuestra web https://inceme.com

 

Configurar envio de correo en Inceme

Si quieres enviar notificaciones a tus pacientes, por ejemplo los consentimientos y acuerdos, desde el programa de gestión de clínicas Inceme, es necesario que configures previamente los datos relativos al servidor de envío de correo. Si no conoces dichos datos ponte en contacto con tu proveedor de servicios de email o mantenimiento informático para que te los proporciones.

Para configurar el servidor de envío de correo debes acceder a la opción del menú «Clínica» y una vez dentro haz click en el botón «configuración Email».

Verás la siguiente pantalla

  • Dirección del remitente: La dirección de email que se muestra al destinatario del correo
  • Nombre del remitente: Nombre que aparece al destinatario del correo.
  • Dirección de respuesta: Esta suele ser la misma que la del remitente pero podemos variarla si queremos que las respuestas de un correo lleguen a otra dirección.
  • Servidor de envío (smtp): Es la dirección del servidor de correo.
  • Usuario de servidor de envío: El usuario que nos permite autenticarnos con el servidor de correo.
  • Contraseña: La contraseña que nos permite autenticarnos con el servidor de correo.
  • Tipo de encriptación: Dependiendo del servidor que usemos, tenemos que seleccionar un valor u otro.
  • Puerto: Normalmente el valor de este campo depende del tipo de encriptación seleccionado. Cuando la encriptación es ninguno el valor suele ser el 25.

Si vas a usar gmail o hotmail debes tener en cuenta que puede ser necesario configurar algún parámetro adicional en el propio gmail / hotmail ya que su servicio está pensado para ser usado directamente en su web y no a través de terceras aplicaciones.  Si te encuentras con este caso, no dudes en consultar con tu soporte informático y si no lo tienes, contacta con nosotros  en https://inceme.com y te echamos una mano.

Gestiona mejor tu clínica con esta nueva versión (1.0.7)

Nos encanta volver a escribiros para comunicaros las novedades de Inceme, gestión de clínicas y centros médicos.

Os queremos informar de algunas de las mejoras y novedades que ya podéis encontrar en esta nueva versión para que la gestión de vuestra clínica sea más efectiva y productiva

  • Al crear una factura, en caso que introduzcas manualmente el número de factura, el sistema te va a informar de inmediato si ese número se puede usar o si por el contrario está ya usado en otra factura.
  • Algunos cambios en el listado de paciente de modo que podáis filtrar por campos más relevantes como por ejemplo el dni.
  • Se mejoran los filtros del listado de paciente. Ahora no filtra cuando no has terminado de escribir y permite indicar si quieres que la búsqueda de un termino sea exacto o no.
  • Poco a poco vamos añadiendo en cada sección un icono que permite acceder a la información sobre cómo y para que se usa el apartado en el que te encuentras.
  • Ahora la agenda medica se ve mejor, aprovecha toda la pantalla y se ajusta mejor en resoluciones pequeñas.
  • Los campos de la ficha del paciente ser organizan mejor y son más accesibles desde monitores más pequeños o desde tablets.
  • Se corrige un error en la agenda que hacia que las citas no se mostraran bien en las fechas en las que hay un cambio de horario (verano / invierno).

Queremos recordarte que Inceme tiene una versión gratis. Regístrate y úsalo libremente.

Modelos de consentimiento informado y protección de datos

Hoy es muy importante que las clínicas puedan gestionar los diferentes consentimientos sobre la aplicación de tratamientos y en lo relativo a la protección de datos. Por este motivo, un programa para gestionar clínicas como inceme incluye un apartado para diseñar tus propios modelos.

Una vez los tengas diseñados, podrás asignarlos al paciente para que pueda firmarlos y ya queden almacenados.

Paso 1: Diseñar tus plantillas modelo

El diseño de un modelo de consentimiento informado es tan sencillo como definir un título que te permita identificarlo y luego redactar el texto en el editor que trae inceme gestión de clínicas. Para acceder a los modelos pulsa en Configuración /Modelos de consentimiento:

Verás una pantalla con un listado de los modelos de consentimiento que ya tengas. Desde aquí puedes editar uno existente o crear uno nuevo. Al crear un consentimiento puedes introducir en el texto variables que después serán sustituidas por datos del paciente. También puedes crear cláusulas para que el paciente la acepte o no.

Paso 2: Vincular un modelo a un paciente

Ahora procedemos a vincular el modelo de consentimiento al paciente desde su ficha. En la vida real este sería el paso de entregar el documento al paciente para que lo lea.

Accedemos a la ficha del paciente y vamos a la pestaña «Acuerdos y consentimientos». Desde aquí podemos crear nuevos acuerdos con el cliente, ver los  ya asignados y si han sido firmados o no.

Para crear un nuevo acuerdo pulsamos nuevo y posteriormente seleccionamos el modelo de acuerdo / consentimiento.

Ahora podemos enviarlo al paciente para que lo firme.

Inceme te permite enviar el acuerdo por email o por whatsapp. Es importante garantizar la autoría de la firma del documento y es por este motivo que el método para firmar implica el envío a un dispositivo / servicios cuyo titular sea el paciente. Si queremos previsualizar el acuerdo antes de enviarlo, podemos pulsar sobre el icono de la impresora.

Una vez enviado, al paciente le llega un mensaje con un enlace. Cuando pulse ese enlace el sistema de mostrará el documento y en caso de estar de acuerdo podrá firmarlo. Una vez firmado se envía una copia del acuerdo tanto a la clínica como al paciente. Esto último siempre y cuando el paciente tenga una dirección de email válida en su ficha y la clínica tenga correctamente configurado el servidor de envío de emails.

¿Y qué ocurre si el paciente es menor?.  Te dejamos el post que hemos escrito a este respecto.

Una vez firmado el consentimiento, veremos en la ficha del paciente que aparece el día y hora a la que se ha firmado. Si clicamos en el icono del lápiz, además veremos toda la información sobre el documento y la firma. Esta información corresponde al proceso que ha seguido el documento y nos permite verificar que ha sido el paciente quien ha firmado dicho documento .

Un documento firmado ya no se puede volver a firmar de modo que si hubiera algún error sería necesario borrar el documento y volver a enviarlo de nuevo para la firma. Si queremos consultar un acuerdo / consentimiento (esté firmado o no), lo podemos hacer pulsando el icono de la impresora.

Si os surge cualquier duda sobre el uso de los modelos de acuerdo y consentimiento para pacientes, podéis contactar con nosotros en https://inceme.com

Alarmas médicas

Puedes definir el listado de alarmas médicas disponibles en el programa para luego poder usarlas en la ficha del paciente. Cuando accedes a la ficha del paciente tienes el apartado Historial clínico / anamnesis. En ese apartado verás que puedes vincular a un paciente diferentes alarmas.

Predefiniendo las alarmas médicas conseguiras:

  • Evitar errores por parte de los usuarios de la clínica.
  • Homogeneizar la información.
  • Poder filtrar aquellos pacientes con una alarma concreta.

Desde el listado de alarmas puedes crear nuevas, editar las existente o borrar la que ya no valga.

Listado de pacientes y como acceder a su historia clínica

En Inceme gestión de clínicas y centros médicos dispones de una completa ficha donde guardar toda la información relacionada con tu paciente, desde los datos de contacto, su historía clínico, sus recetas… hasta el historial de citas, imágenes, etc..

Para acceder a los paciente debes dirigirte al menu lateral y desde el grupo de «Pacientes», clicar en «pacientes»

Cuando accedas verás el listado de tus pacientes. Desde esta pantalla puedes filtrar por diferentes datos. Al lado de cada registro tienes dos iconos que te van a permitir editar o borrar el paciente y en la parte superior un botón para crear un nuevo paciente:

Accede o crea un paciente y podrás registrar todos los datos relevantes:

  • Datos de contacto
  • Anamnesis e Historial clínico
  • Recetas
  • Citas
  • Imágenes

En el siguiente enlace tienes con más detalle cada uno de los apartados de la ficha e historial del paciente.

Video sobre la ficha del paciente y su historial clínico

Video explicando como se crea un paciente de tu clínica

Ficha e historial del paciente

Cuando accedes a la ficha de un paciente lo primero que verás es que está subdivido en varios apartados para que tengas organizada toda la información relacionada con ese paciente:

Datos generales del paciente

Desde aquí puedes ver, registrar y modificar los datos personales y de contacto de tu paciente. Recuerda que luego podrás filtrar los paciente usando parte de la información que estás registrando aquí.

Mutuas y empresas

Puedes asociar tu paciente a Mutuas. Esto te va a permitir identificar pacientes que tengan relación con alguna aseguradora, asociación, etc.. de modo que luego puedas identificarlo, realizar citas a un paciente y mutua concreta, una facturación diferente, etc..

Historial médico

Este apartado es el más completo y por ello se subdivide en más apartados. En el vas a encontra diferenciado:

Anamnesis y alarmas médicas

Define todos los antecedentes de tu paciente y registra aquellas alergias y elementos importantes (alarmas médicas) que deben tenerse en consideración antes de tratar a un paciente.

Consultas

Cada vez que atiendas a tu paciente, registra desde el apartado de consulta como ha ido, los síntomas, cuál es el diagnóstico, las recetas emitidas, registrar valores biométricos… .

Cuando accedes a Consultas verás el listado de las consultas anteriores y puedes crear una nueva.

Recetas médicas

Desde aquí verás el listado de las recetas que has emitido al paciente. Desde la receta tienes dos opciones de impresión, la que llamamos nosotros «clásica» de las clínicas privadas y el formato oficial de los colegios oficiales de médicos.

Citas de paciente

Listado de las citas del paciente. Desde el listado puede editar / consultar dichas citas y toda su información (motivo de la visita, profesional médico que atiende la cita, horario …).

Imágenes

Podrás cargar en la ficha del paciente cualquier imagen. También puedes editar dichas imágenes para realizar anotaciones sobre ellas.

Acuerdos y consentimientos

Aquí podrás vincular un modelo de consentimiento al paciente para posteriormente enviarlo a la firma. Es como si entregaras el documento al cliente para que lo firme antes de dar su conformidad firmándolo.

El proceso es simple, pulsamos sobre nuevo y vemos las plantillas/ modelos de consentimiento que hemos definido previamente. Si no los hemos creado previamente, lo podemos hacer en el mismo momento.

Para crear un nuevo acuerdo pulsamos nuevo y posteriormente seleccionamos el modelo de acuerdo / consentimiento.

Una vez creado el acuerdo en la ficha del paciente, simplemente lo marcamos y le damos al botón enviar para firma, el sistema nos dejará seleccionar si lo enviamos por email o por whatsapp. Este proceso hará que al paciente le llegue un mensaje con un enlace para iniciar el proceso de firma del documento. Una vez lo firme, lo veremos reflejado en el listado de Acuerdos y consentimientos.

Este artículo es una breve aproximación sobre todo lo que puedes hacer en la ficha del paciente. Si tienes cualquier consulta o te interesa más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de info@inceme.com o mediante el formulario de contacto que tienes en https://inceme.com